ปัญหากระดาษติด หรือปัญหาการใช้งานเครื่องทำลายเอกสาร ถือว่าเป็นปัญหาใหญ่ระดับชาติ ที่ทำให้หลายคนพยายามหลีกเลี่ยงการใช้เครื่องทำลายเอกสาร แต่วิธีที่ดีในการทำลายเอกสาร ที่หลายๆ คนเลือกใช้นั่นก็คือ การใช้เครื่องทำลายเอกสาร หรือเครื่องย่อยกระดาษ ทำให้ไม่สามารถนำไปใช้ข้อมูลได้ ดังนั้นเราจึงจะมาแนะนำ
วิธีใช้เครื่องทำลายเอกสาร อย่างไรให้โปร ไม่ต้องกลัวกระดาษติดอีกต่อไป
วิธีใช้เครื่องทำลายเอกสาร ให้โปรที่แม้จะเป็นมือใหม่ก็ทำได้!
โดยปกติแล้วเครื่องทำลายเอกสาร คือ อุปกรณ์ทั่วไป ที่จะมีขั้นตอนการทำงานเป็นระบบ หากทำงานตามขั้นตอนที่ถูกต้อง ก็จะทำให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่นไม่ติดขัด แต่ถ้าหากใช้งานผิดวิธี หรือผิดขั้นตอน ก็จะทำให้เครื่องเกิดขัดข้องได้ ทำให้อายุการใช้งานของตัวเครื่องน้อยลง หรืออาจจะถึงขั้นพังเลยก็ได้ ดังนั้นมาดูวิธีใช้เครื่องทำลายเอกสารทีละขั้นตอนกันดีกว่า ทางเรามีคำแนะนำเรื่อง
"วิธีเลือก เครื่องย่อยกระดาษ ให้เหมาะกับคุณ!!"ขั้นตอนการใช้งานเครื่องทำลายเอกสารแบบอัตโนมัติ
- ก่อนอื่นจะต้องดูก่อนว่าเครื่องทำลายเอกสารของคุณเป็นแบบไหน ใช้ไฟฟ้า หรือว่าใช้พลังงานจากถ่านไฟฉาย หากเป็นการใช้ไฟฟ้าก็ให้เสียบปลั๊กเข้าที่ตัวเครื่อง
- หลังจากใช้งานให้ตรวจดูว่า ฝาปิดของเครื่องปิดสนิทแนบไปกับตัวถังหรือไม่ เพราะในบางรุ่นที่จะมีฟังก์ชันเรื่องของความปลอดภัย หากไม่ได้ปิดฝา หรือปิดฝาไม่สนิท ตัวเครื่องจะหยุดการทำงานอัตโนมัติ
- ก่อนที่จะนำกระดาษไปย่อย ให้ตรวจดูก่อนว่าเอกสารไม่ได้มีเทปกาว แมกซ์เย็บกระดาษ หรือคลิปหนีบกระดาษติดลงไป เพราะเครื่องย่อยกระดาษไม่สามารถย่อยสิ่งเหล่านี้ได้
- จากนั้นให้เปิดสวิทช์เพื่อใช้งาน โดยให้ใส่เอกสารที่ต้องการย่อยไปบริเวณช่องใส่กระดาษ ตามจำนวนที่เครื่องทำลายเอกสารแต่ละรุ่นทำได้ จากนั้นให้เลือกที่ปุ่ม 'Auto' เพื่อเริ่มการใช้งาน บางรุ่นที่มีโหมดฟีดกระดาษอัตโนมัติ เมื่อทำการย่อยกระดาษแผ่นหนึ่งหมด เครื่องจะดึงกระดาษแผ่นต่อไปเข้าไปย่อยต่ออัตโนมัติ
- เมื่อย่อยกระดาษต่อเนื่องไปประมาณหนึ่ง ตัวเครื่องจะเกิดความร้อนขึ้นมา ทำให้จำเป็นจะต้องพักเครื่อง ดังนั้นเครื่องทำลายเอกสารแต่ละรุ่นจะมีระยะเวลาในการใช้งานที่แตกต่างกัน หรือบางรุ่นก็จะมีฟังก์ชันตัดไฟอัตโนมัติ
- เมื่อทำการย่อยเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการปิดสวิทช์ตัวเครื่องก่อน เพื่อป้องกันอันตราย จากนั้นให้เปิดฝาถังแล้วนำเศษกระดาษไปทิ้ง
ขั้นตอนเหล่านี้นับว่าเป็นวิธีใช้เครื่องทำลายเอกสารเบื้องต้น ที่จะทำให้คุณสามารถใช้งานเครื่องทำลายเอกสารได้ง่ายมากยิ่งขึ้น และไม่เกิดปัญหาตามมาอย่างเช่น ปัญหากระดาษติด ซึ่งถือว่าเป็นปัญหาที่หลายๆ คนมักจะเจอ
วิธีใช้เครื่องทำลายเอกสาร ในกรณีที่กระดาษติด!
แม้จะทำตามขั้นตอนแล้ว แต่บางครั้งก็อาจจะเกิดความผิดพลาดของตัวเครื่อง หรือกลไกด้านใน ทำให้เกิดปัญหากระดาษติดขึ้นได้ ดังนั้นหากเกิดปัญหากระดาษติดขึ้นมาก็สามารถแก้ไขได้ โดยให้ทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
- บางรุ่นกรณีที่กระดาษติดจะมีเสียงแจ้งเตือน หรือไม่ตัวเครื่องจะหยุดการทำงาน ดังนั้นให้ทำการปิดสวิทช์ และถอดปลั๊กตัวเครื่องก่อนให้เรียบร้อย
- สาเหตุที่ทำให้กระดาษติดมีด้วยกันหลายสาเหตุ ซึ่งอีกหนึ่งวิธีแก้กระดาษติดง่ายๆ นั่นก็คือการนำเอาเศษกระดาษที่ย่อยแล้วไปทิ้ง เพราะเครื่องย่อยกระดาษบางรุ่นเมื่อถังใส่กระดาษเต็ม
- แต่ถ้าทำวิธีนี้แล้วกระดาษยังติดอยู่ ให้เสียบปลั๊กแล้วทำการกดไปที่ปุ่ม 'rev' (reverse) หรือปุ่มย้อนกลับ ซึ่งจะทำให้เครื่องหมุนย้อนกลับไป และทำให้กระดาษที่ติดอยู่ออกมา
- แต่ถ้ากระดาษยังติดอยู่ แม้จะทำการกดปุ่มย้อนกลับไปแล้ว ให้ทำการสลับไปกดปุ่ม 'Auto' แทน เพื่อขยับให้กระดาษเคลื่อนออกจากบริเวณที่ติด
ข้อควรระวังในการใช้งานเครื่องทำลายเอกสาร
โดยปกติเครื่องทำลายเอกสารแต่ละรุ่นจะมีข้อจำกัดที่แตกต่างกัน จึงควรจะอ่านคำแนะนำในคู่มือการทำงานให้ดี ก่อนที่จะใช้งาน
- ต้องดูว่าเครื่องย่อยเอกสารของคุณสามารถใส่กระดาษได้กี่แผ่น ไม่ควรใส่เกินกว่าที่เครื่องกำหนดไว้
- อย่าใช้งานต่อเนื่องจนเกินไป เพราะเมื่อใช้งานต่อเนื่องไปเรื่อยๆ จะทำให้ตัวเครื่องร้อน และทำงานได้ติดขัด
- ควรตรวจเช็คกระดาษให้ดีก่อนที่จะย่อย นอกจากกระดาษที่มีเทปกาว แม็กซ์เย็บกระดาษ หรือคลิปหนีบกระดาษแล้ว กระดาษที่ไม่เรียบก็จะทำให้ยากต่อการย่อย
- เมื่อย่อยกระดาษไปประมาณหนึ่งแล้ว ควรจะหมั่นนำเศษกระดาษไปทิ้ง ไม่ควรรอจนเต็มแน่นก่อน เพราะอาจทำให้เกิดปัญหากระดาษติดได้
- ไม่ควรใส่เอกสารแข็งๆ เข้าไปย่อย โดยปกติเครื่องย่อยเอกสารจะถูกออกแบบมาให้ย่อยกระดาษเป็นหลัก แต่บางรุ่นก็จะระบุมาว่า สามารถย่อยบัตร แผ่นซีดี (CD) หรือดีวีดี(DVD)ได้ ก็สามารถใส่เข้าไปย่อยได้
- เมื่อไม่ได้ใช้งานเครื่องย่อยกระดาษแล้ว แนะนำให้ถอดปลั๊ก เพื่อเป็นการถนอมตัวเครื่อง และช่วยประหยัดไฟ
